Article 1 : Application des Conditions Générales de Vente
Les présentes Conditions Générales de Vente s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de manifestation fournies par l’établissement visé au contrat joint. Ces Conditions Générales de Vente sont adressées au Client en même temps que le contrat pour lui permettre de garantir sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du client l’adhésion entière et sans réserves aux présentes conditions. En cas de contradiction entre les dispositions figurant au contrat signé par le Client et celles figurants aux présentes C.G.V, seules les dispositions du contrat sont applicables.
Article 2 : Réservation ferme
La réservation du client est définitivement enregistrée par !Xi lors de la réception d’un exemplaire de ce contrat dûment daté et signé par le Client, revêtu du cachet du Client et de la mention « Bon pour accord », du paiement de l’acompte visé à l’article 10 et d’un exemplaire des présentes C.G.V dûment paraphées.
Article 3 : Organisation de la manifestation
1/ Repas: Il ne s’agit que d’un service optionnel de prises de réservations auprès d’établissements partenaires. Le client peut donc en faire son affaire, mais aucun repas (chaud ou froid) ne pourra être servi ni livré dans l’établissement. Le choix de la formule de restauration retenue ainsi que le nombre de couverts doivent être précisés lors de la réservation si le client souhaite que !Xi se charge de la réservation. Les frais de repas seront réglés directement sur place et au comptant auprès de l’établissement retenu. Cette réservation sera confirmée au plus tard 8 jours avant la date de l’évènement. Passé ce délai, le client fera son affaire du règlement de la prestation directement auprès de l’établissement concerné. !Xi n’est pas organisateur et n’est pas non plus distributeur de ce type de prestations, sa responsabilité ne saurait être retenue et/ou engagée à quelque titre que ce soit.
2/ Mise à disposition des espaces: Le Client devra informer !Xi avant la date de l’évènement, des modifications du nombre de participants à la manifestation au plus tard 8 jours avant la date de l’évènement.
Article 4 : Modification des prestations
Toute demande de modification des prestations par rapport au contrat accepté doit être adressée par écrit à l’établissement concerné. Faute d’acceptation de l’établissement, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le contrat accepté par le client.
Article 5 : Annulation
La facturation étant faite sur la base des prestations réservées au contrat, le client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions d’annulations ci-après : Les annulations doivent être adressées par écrit à l’établissement concerné. En cas d’annulation reçue plus de 30 jours avant le premier jour de la manifestation, l’acompte sera restitué au client. En cas d’annulation reçue moins de 30 jours mais plus de 8 jours avant le premier jour de la manifestation, !Xi conservera l’acompte versé à titre d’indemnité. En cas d’annulation reçue moins de 8 jours avant le premier jour de la manifestation, le client devra régler la totalité du montant de la prestation figurant au contrat.
Article 6 : Modification
La facturation étant faite sur la base des prestations réservées au contrat, le client est invité à prêter la plus grande attention aux conditions de modifications ci-après : Les modifications doivent être adressées par écrit à l’établissement concerné. Dans le cas d’une modification partielle, dans le nombre de jours ou dans le nombre de personnes, reçue plus de 8 jours avant la date de l’évènement, la règle du prorata sera appliquée selon conditions tarifaires en vigueur. En cas de modification reçue moins de 8 jours avant le premier jour de la manifestation, le client devra régler la totalité du montant de la prestation figurant au contrat.
Article 7 : Délogement
En cas de non disponibilité de l’établissement ou en cas de force majeure, celui-ci se réserve la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement la manifestation dans un hôtel ou un auditorium de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature. Les frais inhérents au transfert restant à la charge de l’établissement qui ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité.
Article 8 : Prix
Les tarifs sont exprimés dans la monnaie du pays où doit se dérouler la prestation. Les tarifs confirmés sur le contrat sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du contrat au Client. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation. Les tarifs peuvent être modifiés en cas de changements législatifs et/ou réglementaires susceptibles d’entraîner des variations de prix tels que modification du taux de TVA applicable, instauration de nouvelles taxes, etc...
Article 9 : Heures supplémentaires pour dépassement d’horaire
La période de location des espaces s’étend comme suit : de 09h00 à 18h00 Au-delà de cette période, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur et, ces horaires doivent être prévus lors de la réservation. Le client sera facturé des frais de personnel apportés au titre des heures supplémentaires.
Article 10 : Modalités de règlement
Les conditions de règlement du prix se divisent comme suit : Pour toute commande, un acompte à la réservation de 60 % du montant de la commande devra être versé à la réservation. Le montant de cet acompte sera déduit de la facture finale (solde) sous réserve d’éventuelles indemnités d’annulation. Sauf disposition contraire prévue au contrat la facture du solde de la manifestation est établie par !Xi, et ce payable à réception. En cas de désaccord sur une partie de la facture de solde, le client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et a indiquer par écrit à l’établissement concerné, le motif de la contestation au plus tard 8 jours après son expédition par le service comptabilité de la société. Règlement sans escompte à réception de la facture. Pénalité de 1,5 fois le taux légal (Loi 92-1442 du 31/12/1992). L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due en cas de retard de paiement, conformément à l'article 121-II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 est fixée à 40 € par décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012. TVA payée sur les encaissements.
Article 11 : Reportage photographique
Le client est prié d’informer au préalable l’établissement concerné de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avèreraient nécessaires.
Article 12 : Ventes ambulantes
NON AUTORISEES
Article 13 : Recrutement
Le code du travail (Articles 312-19 et 312-20) fait interdiction à l’établissement de gérer ou d’exploiter directement ou indirectement un bureau de placement. En application de cette loi, le client doit : Apporter à l’établissement la preuve qu’il est en règle vis-à-vis de l’inspection du travail locale Faire figurer sa raison sociale sur ses annonces d’offre d’emploi, lorsque l’entretien ou la sélection des candidats est domicilié dans l’établissement. Le client s’engage à déclarer par écrit et adressé à l’établissement en même temps que le contrat accepté et l’acompte, qu’il satisfait à ces deux conditions. En aucun cas le personnel de la société ne peut participer aux opérations de recrutement, en particulier en distribuant des questionnaires aux candidats qui se présentent à la réception de l’établissement.
Article 14 : Entrées payantes
Le client s’engage à déclarer par écrit adressé à l’établissement en même temps que le contrat accepté et l’acompte, son engagement de totale responsabilité quand la manifestation organisée dans les locaux d’!Xi est assortie d’une entrée payante. Dans ce cas, la perception du droit d’entrée doit s’effectuer à l’intérieur des locaux loués. En aucun cas le personnel de l’établissement ne doit participer à cette perception.
Article 15 : Droits d’auteur
Le client doit faire son affaire personnelle de toutes déclarations et du paiement de tous droits notamment à la SACEM, pour la diffusion d’œuvres musicales et plus généralement de toute animation au sein des locaux (orchestre, spectacles, disques, etc). Le client doit justifier à l’établissement préalablement à la manifestation de la déclaration faite à la SACEM 7 place Fontaine aux Lions 75019 PARIS, tel 01.47.15.49.70.
Article 16 : Transport
Il est précisé que !Xi n’assure aucune prestation liée au transport des participants (sauf dans le cadre de l’article 7).
Article 17 : Assurance – Détérioration – Casse – Vol
En aucun cas l’établissement ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol, susceptible d’atteindre les objets ou le matériel déposés par le client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation. Le client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, quel que soit l’endroit où les biens seront entreposés (parking, salle de réunion,…). Le client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire. Le client est notamment invité à souscrire une assurance spécifique en cas de présence de gros matériels ou de biens de valeur dans la mesure où la responsabilité de l’établissement ne pourra être engagée en cas de détérioration ou de vol desdits biens. Le client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition à supporter les coûts de remise en état de ces lieux. Un inventaire du matériel mis à la disposition du client sera validé par les deux parties en fin de journée. Les dégradations, altérations ou disparitions de matériels, propriété d’!Xi, seront facturées au client pour leur valeur de remplacement, et pourront faire l’objet d’une réclamation en dommages et intérêts.
Article 18 : Recommandations
Le client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur ni boisson ni aucune denrée alimentaire. Le client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements de l’établissement (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif). Le client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.
Article 19 : Force majeure
L’établissement pourra se dégager de ses obligations ou en suspendre l’exécution s’il se trouve dans l’impossibilité de les assumer du fait de la survenance d’un événement exceptionnel ou d’un cas de force majeure, et notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établissement, grève,…
Article 20 : Réclamation et litiges
Toutes contestations ou réclamations ne pourront être prises en compte que si elles sont formulées par écrit et adressées à l’établissement dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation. EN CAS DE LITIGE, ET FAUTE D’ACCORD AMIABLE, LES TRIBUNAUX COMPETENTS SERONT CEUX DU LIEU DE SITUATION DE L’ETABLISSEMENT CONCERNE.